Archiwum elektroniczne |
|
|
|
Redukcja kosztów wynikająca z wykorzystywania archiwum elektronicznego nawet w małym przedsiębiorstwie jest bardzo duża. Szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów sprawia, że atrakcyjność tego rozwiązania rośnie wraz z wielkością firmy.Dostęp do dokumentów skraca się z minut do sekund. Dokumenty są od razu gotowe do ich użycia zawsze kiedy i gdzie jest taka potrzeba. To narzędzie to dostęp z dowolnej aplikacji, przez www (lub intranet) lub przez dedykowaną aplikację przygotowaną pod określone potrzeby skomunikowaną z innymi aplikacjami tak, aby wyszukiwanie dokumentów było automatyczne np. na podstawie identyfikatora firmy/osoby. Takie rozwiązanie powoduje, że dostęp do dokumentów skraca się z minut do sekund. Dokumenty są od razu gotowe do ich użycia zawsze kiedy i gdzie jest taka potrzeba. Łatwo jest wyliczyć, że jeżeli tylko uda nam się skrócić o 2 minuty dostęp do dokumentu to w średniej firmie (załóżmy 10 pracowników po 10 zadań dziennie każdy) oszczędzamy 600 minut czyli ponad jeden etat. Jeżeli w firmie na danym etacie pracują analitycy to są to oszczędności rzędu kilku tysięcy złotych miesięcznie. Łatwo jest wyliczyć, że w ciągu roku może się zwrócić całe wdrożenie odpowiednio zaprojektowanych narzędzi. Ta 2 minutowa oszczędność czasu wynika w różnicy między dostępem do archiwum elektronicznego a archiwum papierowego, gdzie często trzeba zejść na inne piętro w budynku, złożyć zapotrzebowanie u archiwisty. Nawet jeżeli jest to zwykła szafa z dokumentami to trzeba do niej podejść i wśród wielu znaleźć, wyciągnąć i odłożyć z powrotem ten jeden. Bardzo istotnym czynnikiem jest bezpieczeństwo dokumentów. Otóż dokumenty nie przepływają między stanowiskami pracy jako dokumenty papierowe, które giną, niszczą się, dekompletują, mogą zostać powielone w sposób nie kontrolowany. W naszym archiwum każdy dokument jest przechowywany na serwerze i udostępniany tylko w oparciu o określony poziom dostępu pasywnego (użytkownik i uprawnienia użytkownika) oraz aktywnego (karta chipowa z odpowiednim certyfikatem dostępu). Dostęp zdalny powoduje, że nie powstaje problem dostępu do dokumentów tworzonych czy przetwarzanych w zdalnych jednostkach firmy. Nie ważne czy w Warszawie czy w Krakowie dokument w sekundę jest na ekranie osoby potrzebującej informacji w nim zawartej w kontekście zadania jakie akurat dana osoba wykonuje. Bardzo wygodnym rozwiązaniem jest dowolne źródło pochodzenia dokumentów. Papiery mogą zostać ze skanowane, załączniki z maili, czy też same maile stają się dokumentem zaraz po ich dekretacji a dokumenty elektroniczne (np. Word, Excell) są z zarania umieszczone w archiwum. Dokumenty faxowe, jeżeli AltVision Archiwum elektroniczne jest połączone z systemem AltVision Fax, są traktowane jak mail czyli stają się dokumentem zaraz po zadekretowaniu tegoż. - Dokumenty typu fax mogą być dzięki wbudowanemu systemowi obróbki obrazów odpowiednio scalane (np. kiedy strony jednego dokumentu przychodzą jako oddzielne faxy), rozdzielane (np. kiedy w jednym faxie przychodzi kilka odrębnych dokumentów), wstępnie opisywane oraz - i tu najważniejsze -zdigitalizowane przez technologię OCR lub ręcznie (kiedy OCR generuje zbyt dużo błędów np. przy czytaniu pisma odręcznego). Dzięki temu rozwiązaniu dalsze życie oryginalnego widoku dokumentu sprowadza się do czekania w archiwum na ew. porównanie danych wyliczonych ze zdigitalizowanej treści z treścią źródłową. |